Annales gratuites Bac STG Comm. gestion RH : Réunion chez Ordiscom...

CONFISERIE DUSSAILLANT

La confiserie Dussaillant est une société familiale située à Fécamp (petite ville portuaire de Haute-Normandie). Créée il y a un siècle et demie par l'arrière grand-père de l'actuel dirigeant, Monsieur Olivier Dussaillant, l'entreprise était à l'origine, spécialisée dans la distribution de sucres de pomme auprès des boulangers de la région. Afin de renforcer son pouvoir de négociation auprès de ses clients boulangers, le grand-père de Monsieur Olivier Dussaillant devint le premier fondateur d'un groupement d'achats en confiserie.
En 1994, la société racheta la société rouennaise Bambina spécialisée dans la vente de confiseries auprès des collectivités. A l'époque, Bambina était rattachée à un GIE (groupement d'intérêt économique) : Ordiscom (annexe 1). Par ce rachat, la confiserie Dussaillant devint membre d'Ordiscom et accéda au marché des collectivités. Elle décida peu à peu d'en faire son unique activité. Le pas fut réellement franchi en 2004 lors de l'arrivée de Monsieur Olivier Dussaillant à la direction de l'entreprise Dussaillant.
A l'heure actuelle, l'activité de la confiserie se divise en deux domaines : principalement la vente de sachets de bonbons et de chocolats à des collectivités (mairies, hôpitaux, maisons de retraite et comités d'entreprise) et, dans une moindre mesure, la vente dans son magasin «Gourmandise» auprès des particuliers (cérémonies et destockage).
La confiserie Dussaillant réalise en moyenne un chiffre d'affaires de 1,8 million d'euros par an. Sa particularité réside dans la forte saisonnalité de son activité répartie en deux temps : les fêtes de Noël et de fin d'année et celles de Pâques. Sur ces deux périodes, son effectif monte jusqu'à 25 personnes. Le reste de l'année, l'effectif est de 10 personnes dont quatre commerciaux.

DOSSIER 1 - REUNION AU SEIN D'ORDISCOM (18 points)

A - Organisation de la réunion

Les membres du groupement d'intérêt économique se réunissent deux fois par an pendant une semaine afin de préparer les deux saisons de l'activité de confiserie. La première réunion a lieu début septembre afin de préparer les ventes de Noël et la seconde se déroule début février pour préparer les ventes de Pâques.

L'objet de ces deux réunions est de sélectionner l'ensemble des produits qui seront proposés aux collectivités et de concevoir les catalogues qui seront remis, par l'intermédiaire des six revendeurs régionaux, aux comités d'entreprises de toute la France.

C'est Monsieur Dussaillant qui est chargé de l'organisation du séminaire de la commission de sélection de septembre (annexe 2). Il confie cette tâche à sa secrétaire comptable, Christelle Lejeune. La confiserie ne peut recevoir correctement les membres de la commission, car ses locaux ne s'y prêtent pas. De plus, elle ne dispose pas des moyens matériels nécessaires.

Christelle Lejeune a pris l'initiative de réserver à la "Ferme de la Chapelle", hôtel restaurant spécialisé dans l'organisation de séminaires d'entreprises.

Travail à faire (En vous appuyant sur vos connaissances et sur l'annexe 2)
1.1 Caractériser le type de réunion organisée par M. Dussaillant. Justifier la réponse.
1.2 Citer, en les classant, les éléments matériels, organisationnels et d'animation nécessaires au bon déroulement de cette réunion.

B - Analyse du phénomène d'influence

Lors de la réunion de septembre (annexe 2), l'essentiel du catalogue de Noël de l'année précédente est reconduit. Cependant Monsieur Sedan, un des membres du GIE, insiste sur le référencement d'un nouveau produit et donc d'un nouveau fournisseur.

Travail à faire (En vous appuyant sur vos connaissances et sur les annexes 1 et 2)
1.3 Comment se prennent les décisions relatives au référencement d'un nouveau fournisseur au sein de ce groupe ?
1.4 Comment peut-on qualifier la position de Monsieur Sedan par rapport au groupe lors de la réunion ? Justifier votre réponse.
1.5 Montrer comment Monsieur Sedan réussit à influencer les membres de la commission de sélection.

ANNEXE 1 : Présentation du GIE Ordiscom

A mi-chemin entre l'association et la société, le groupement d'intérêt économique (GIE) est une structure permettant à des entreprises indépendantes et déjà constituées de mettre des moyens en commun afin de favoriser leur développement.

Le GIE Ordiscom est composé de 5 organisations représentées par les personnes suivantes :
● Mr Dussaillant de Fécamp
● Mr Sedan d'Arras
● Mme Duparc de Strasbourg
Tous les trois chefs d'entreprise dans le secteur de la confiserie.
● Mr Leroy de Pau, retraité (anciennement gérant d'entreprise dans le même secteur) et secrétaire du GIE
● Mme  Charpy de  Fréjus, également gérante d'une entreprise commerciale dont l'activité est l'importation de gadgets fabriqués en Chine, ces gadgets étant incorporés dans les sachets de bonbons et de chocolats

Ces cinq membres forment la commission de sélection des produits d'Ordiscom. Les décisions de cette commission sont soumises au vote. Seuls les trois confiseurs en activité ont le droit de vote.

ANNEXE 2 : Extrait de la réunion entre les membres de la commission de choix

...
Après quelques minutes de pause, la séance reprend à l'initiative de Monsieur Dussaillant.

Mr Sedan : Oui, j'ai rencontré le fournisseur du berlingot Tout Choco lors du salon de la confiserie de la région Nord-Pas-de-Calais. C'est un artisan enthousiaste, très talentueux et je souhaiterais l'intégrer à la liste de nos fournisseurs dès à présent...
Mme Charpy (le coupant) : Écoutez, nous avons suffisamment de fournisseurs qui nous proposent chaque année des nouveautés et nous avons déjà du mal à choisir parmi les produits proposés.
Mme Duparc (agacée) : Vous connaissez parfaitement la procédure à suivre lorsque la commission décide d'intégrer un nouveau fournisseur. Je vous la rappelle : test du produit sur six mois par notre laboratoire pour vérifier la qualité de conservation du produit, puis test en aveugle sur un échantillon de clients pendant six mois. Respectez-là. Ne nous faites pas perdre notre temps.
Mme Charpy (renchérissant) : Oui, oui, c'est ça. Passons à autre chose.

Un silence pesant s'instaure...

Mr Dussaillant (face à ses collègues disposés en cercle, intervenant alors) : Ne nous emballons pas. Laissons Mr Sedan nous présenter les qualités de ce nouveau fournisseur.
Mr Sedan (reprenant posément) : Comme je vous le disais, j'ai rencontré ce fournisseur au salon de la confiserie en février dernier, où il présentait son berlingot Tout Choco pour lequel il a obtenu le prix de l'originalité. C'est un produit qui n'est pas distribué en grande surface. II a la même durée de conservation que nos produits habituels. Cet artisan a bien sûr testé son produit avant de le proposer au salon.
Mme Duparc : On ne va pas signer de contrat avec un nouveau fournisseur dont on ne connaît pas les garanties en terme de capacité de production, de délais de livraison et de délais de paiement.
Mr Sedan (calmement) : II vient de terminer les travaux d'agrandissement de son entreprise et vient d'embaucher deux personnes qui l'assistent quotidiennement (À ce moment, Mr Sedan donne des indications chiffrées à l'aide du vidéoprojecteur). Ce n'est pas un débutant dans la région Nord-Pas-de-Calais. Je me suis renseigné discrètement auprès d'autres confrères. Il a toujours honoré ses commandes. Vous imaginez bien que par notre intermédiaire, ce fournisseur accéderait au marché national. Vous connaissez la conjoncture actuelle du marché de la confiserie. Il faut savoir donner sa chance aux personnes entreprenantes.
Mme Charpy (soupirant) : Cela signifie modifier la maquette du catalogue. Nous avons déjà passé quatre jours à travailler sur le sujet. Et puis combien cela va-t-il encore nous coûter ?
Mr Leroy (jusqu'alors silencieux) : Ce produit peut être mis sur la dernière page de notre catalogue et on peut y ajouter la mention "en avant-première". La modification n'est pas si importante que cela. Je peux appeler l'imprimeur et tout peut être réglé rapidement. Le coût supplémentaire ne sera pas exorbitant.
Mr Dussailiant (s'adressant à tous les membres de la commission) : Écoutez, une confiserie récompensée peut être un atout supplémentaire à notre catalogue. Sans s'engager à long terme, nous pourrions lui proposer de la référencer pour une durée d'un an afin de tester ce berlingot auprès de notre clientèle. (Mr Dussaillant note ces éléments au tableau au fur et à mesure de ses explications).
Mme Charpy (hésitante) : Oui..., vu sous cet angle, pourquoi pas ?
Mme Duparc : Je ne suis pas contre si cet artisan s'engage à nous livrer d'ici le 15 octobre et s'il accepte nos conditions de paiement. Ce qui me convaincrait encore plus, ce serait qu'il fasse un geste commercial.
Mr Sedan : Je m'engage à négocier auprès de lui ce geste commercial dans la journée.
Mr Dussaillant (se tournant vers Mr Leroy tout en notant au tableau) : Je vois que nous sommes d'accord, vous contactez notre imprimeur dès à présent afin de lui annoncer une éventuelle modification de notre catalogue et je vous propose que nous nous revoyons en fin d'après-midi pour faire le point et poursuivre notre ordre du jour comme prévu sur la convocation.

1.1 
On vous demande ici de définir le terme de réunion et de l'appliquer ensuite au contexte.
A savoir la structure de travail pour le groupe :
● Réunions descendantes : du supérieur vers les subordonnés.
● Réunions formelles : elles répondent à des règles précises.
Elles sont organisées par Mr. Dussaillant et sa secrétaire et destinées à :
● Transmettre des informations (messages).
● Donner des directives.
● Concevoir un certain nombre de documents.
● Prévoir.
● Fixer des objectifs.
● Faire des choix.

Justification :
● Descendantes (ou hiérarchiques) : du supérieur au subordonne
But : former, informer, transmettre des ordres à l'aide d'outils adaptés.
● Formelles : respect de règles, de mise en place, de fonctionnement, de déroulement.
Elles sont organisées : des réunions périodiques sont prévues.

1.2.
Eléments matériels :
● Ordre du jour (mentionné dans la convocation)
● Convocation :
- But : préparation mentale de chaque participant. Elle comporte le lieu, l'heure, l'ordre du jour, le nom des participants
- Personnes concernées en fonction du (ou des) thème(s) soulevé(s).
● Cadre de travail :
- L'environnement facilite le travail du groupe : dimension de la salle (espace)
- Les équipements spéciaux sont adaptés aux besoins et au nombre de participants et aux objectifs poursuivis par la réunion
- La disposition des tables (faciliter les échanges) en cercle ou en U, ou bien en réservant un espace pour l'équipement et pour l'animateur
Pourquoi ? Par souci d'efficacité.
● Les équipements :
- tableaux papier (paper board : un ou plusieurs)
- tableau blanc (feutres effaçables)
- rétroprojecteur (transparents)
- matériel vidéo (lecteur DVD, etc.). Le fonctionnement doit être vérifié au préalable
- un coin détente (café, boissons, etc.). Moments de pause et de convivialité lorsqu'une réunion dépasse deux heures.

Animation :
● But : faire participer tous les membres du groupe. Sans animateur une réunion tend à devenir informelle.
● Le statut de l'animateur doit être admis et reconnu par tous :
- il a pour rôle d'aider le groupe
- ce n'est pas un leader
- il doit faciliter les échanges
- il doit rester neutre.
● Fonctions :
- faciliter la réflexion
- mener à la production
- réguler les éventuelles tensions
- aider à dépasser les conflits.
Il vous faut adapter tout cela au contexte soulevé dans le sujet :
- mettre en oeuvre l'écoute active
- garant du respect de l'ordre du jour
- etc.
Il stimule les esprits, crée un climat motivant, rend la tâche intéressante, etc. Il est également un soutien psychologique et de production.

1.3. Prise de décision au sein du groupe ?
Le fonctionnement d'un groupe dépend de son leader et de sa façon d'exercer son pouvoir conféré par son statut.
Il dépend également des relations interpersonnelles au sein du groupe.
Ici le leader de droit, Mr. Dussaillant est un leader de type démocratique qui :
● Instaure un climat de confiance
● Favorise : - l'échange
                  - la convivialité
                  - l'écoute active
=> Collaboration, coopération.
Il est attendu que vous repreniez des éléments du texte confortant ces points.
Mr. Dussaillant temporise, recadre dans le but d'éviter un conflit dans un souci de cohésion.
Mr. Dussaillant, qui incite à la décision finale, exerce son influence due à son statut.
Mr. Leroy sera le médiateur, il proposera une solution qui pourra convenir à tous.

1.4. Mr. Sedan représente ici la minorité active :
● Active parce qu'il expose clairement et ouvertement son point de vue dans le but de rallier les autres membres du groupe à sa cause.
● Il argumente avec assurance (conforte ses dires par une représentation imagée).
● Il affirme sa position, son choix.
● Il cherche à convaincre (sans violence : débat, discussion)

Les arguments qu'il utilise sont des arguments de cadrage.
Il met l'accent sur le respect par rapport à ce fournisseur.

1.5. Influence ?
Mr. Sedan arrive à influencer certains membres du groupe car il a préparé son argumentation en utilisant des supports adaptés : des chiffres (vidéo projecteur).
Reprendre en exemple des éléments du dialogue.
Il parvient à leur faire changer de position. Ils trouvent un compromis.