Le sujet 2008 - Bac STG Comm. gestion RH - Epreuve de spécialité - Partie |
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Avis du professeur :
Le sujet porte sur l'organisation d'une réunion. |
CONFISERIE DUSSAILLANT
La confiserie Dussaillant est une société familiale située à
Fécamp (petite ville portuaire de Haute-Normandie). Créée il y a un siècle et
demie par l'arrière grand-père de l'actuel dirigeant, Monsieur Olivier
Dussaillant, l'entreprise était à l'origine, spécialisée dans la distribution
de sucres de pomme auprès des boulangers de la région. Afin de renforcer son
pouvoir de négociation auprès de ses clients boulangers, le grand-père de
Monsieur Olivier Dussaillant devint le premier fondateur d'un groupement
d'achats en confiserie.
En 1994, la société racheta la société rouennaise Bambina spécialisée dans la
vente de confiseries auprès des collectivités. A l'époque, Bambina était
rattachée à un GIE (groupement d'intérêt économique) : Ordiscom (annexe 1). Par
ce rachat, la confiserie Dussaillant devint membre d'Ordiscom et accéda au
marché des collectivités. Elle décida peu à peu d'en faire son unique activité.
Le pas fut réellement franchi en 2004 lors de l'arrivée de Monsieur Olivier Dussaillant
à la direction de l'entreprise Dussaillant.
A l'heure actuelle, l'activité de la confiserie se divise en deux domaines :
principalement la vente de sachets de bonbons et de chocolats à des
collectivités (mairies, hôpitaux, maisons de retraite et comités d'entreprise)
et, dans une moindre mesure, la vente dans son magasin «Gourmandise» auprès des
particuliers (cérémonies et destockage).
La confiserie Dussaillant réalise en moyenne un chiffre d'affaires de 1,8
million d'euros par an. Sa particularité réside dans la forte saisonnalité de
son activité répartie en deux temps : les fêtes de Noël et de fin d'année
et celles de Pâques. Sur ces deux périodes, son effectif monte jusqu'à 25
personnes. Le reste de l'année, l'effectif est de 10 personnes dont quatre
commerciaux.
DOSSIER 1 - REUNION AU SEIN D'ORDISCOM (18 points)
A - Organisation de la réunion
Les membres du groupement d'intérêt économique se réunissent deux fois par an pendant une semaine afin de préparer les deux saisons de l'activité de confiserie. La première réunion a lieu début septembre afin de préparer les ventes de Noël et la seconde se déroule début février pour préparer les ventes de Pâques.
L'objet de ces deux réunions est de sélectionner l'ensemble des produits qui seront proposés aux collectivités et de concevoir les catalogues qui seront remis, par l'intermédiaire des six revendeurs régionaux, aux comités d'entreprises de toute la France.
C'est Monsieur Dussaillant qui est chargé de l'organisation du séminaire de la commission de sélection de septembre (annexe 2). Il confie cette tâche à sa secrétaire comptable, Christelle Lejeune. La confiserie ne peut recevoir correctement les membres de la commission, car ses locaux ne s'y prêtent pas. De plus, elle ne dispose pas des moyens matériels nécessaires.
Christelle Lejeune a pris l'initiative de réserver à la "Ferme de la Chapelle", hôtel restaurant spécialisé dans l'organisation de séminaires d'entreprises.
Travail à faire (En vous appuyant sur vos connaissances et sur l'annexe
2)
1.1 Caractériser le type de réunion organisée par M.
Dussaillant. Justifier la réponse.
1.2 Citer, en les classant, les éléments matériels, organisationnels et
d'animation nécessaires au bon déroulement de cette réunion.
B - Analyse du phénomène d'influence
Lors de la réunion de septembre (annexe 2), l'essentiel du catalogue de Noël de l'année précédente est reconduit. Cependant Monsieur Sedan, un des membres du GIE, insiste sur le référencement d'un nouveau produit et donc d'un nouveau fournisseur.
Travail à faire (En vous appuyant sur vos connaissances et sur les
annexes 1 et 2)
1.3 Comment se prennent les décisions relatives au référencement d'un
nouveau fournisseur au sein de ce groupe ?
1.4 Comment peut-on qualifier la position de Monsieur Sedan par rapport au
groupe lors de la réunion ? Justifier votre réponse.
1.5 Montrer comment Monsieur Sedan réussit à influencer les membres de la
commission de sélection.
ANNEXE 1 : Présentation du GIE Ordiscom
A mi-chemin entre l'association et la société, le groupement d'intérêt économique (GIE) est une structure permettant à des entreprises indépendantes et déjà constituées de mettre des moyens en commun afin de favoriser leur développement.
Le GIE Ordiscom est composé de 5 organisations représentées
par les personnes suivantes :
● Mr Dussaillant de Fécamp
● Mr Sedan d'Arras
● Mme Duparc de Strasbourg
Tous les trois chefs d'entreprise dans le secteur de la confiserie.
● Mr Leroy de Pau, retraité (anciennement gérant
d'entreprise dans le même secteur) et secrétaire du GIE
● Mme Charpy de Fréjus, également gérante d'une
entreprise commerciale dont l'activité est l'importation de gadgets fabriqués
en Chine, ces gadgets étant incorporés dans les sachets de bonbons et de
chocolats
Ces cinq membres forment la commission de sélection des
produits d'Ordiscom. Les décisions de cette commission sont soumises au vote.
Seuls les trois confiseurs en activité ont le droit de vote.
ANNEXE 2 : Extrait de la réunion entre les membres de la commission de choix
...
Après quelques minutes de
pause, la séance reprend à l'initiative de Monsieur Dussaillant.
Mr Sedan : Oui, j'ai rencontré le fournisseur du
berlingot Tout Choco lors du salon de la confiserie de la région
Nord-Pas-de-Calais. C'est un artisan enthousiaste, très talentueux et je
souhaiterais l'intégrer à la liste de nos fournisseurs dès à présent...
Mme Charpy (le coupant)
: Écoutez, nous avons suffisamment de fournisseurs qui nous proposent chaque
année des nouveautés et nous avons déjà du mal à choisir parmi les produits
proposés.
Mme Duparc (agacée)
: Vous connaissez parfaitement la procédure à suivre lorsque la commission
décide d'intégrer un nouveau fournisseur. Je vous la rappelle : test du produit
sur six mois par notre laboratoire pour vérifier la qualité de conservation du
produit, puis test en aveugle sur un échantillon de clients pendant six mois.
Respectez-là. Ne nous faites pas perdre notre temps.
Mme Charpy (renchérissant)
: Oui, oui, c'est ça. Passons à autre chose.
Un silence pesant s'instaure...
Mr Dussaillant (face à ses collègues disposés en cercle, intervenant
alors) : Ne nous emballons pas. Laissons Mr Sedan nous présenter
les qualités de ce nouveau fournisseur.
Mr Sedan (reprenant
posément) : Comme je vous le disais, j'ai rencontré ce
fournisseur au salon de la confiserie en février dernier, où il présentait son
berlingot Tout Choco pour lequel il a obtenu le prix de l'originalité. C'est un
produit qui n'est pas distribué en grande surface. II a la même durée de
conservation que nos produits habituels. Cet artisan a bien sûr testé son
produit avant de le proposer au salon.
Mme Duparc : On ne va pas signer de contrat avec un nouveau fournisseur
dont on ne connaît pas les garanties en terme de capacité de production, de
délais de livraison et de délais de paiement.
Mr Sedan (calmement)
: II vient de terminer les travaux d'agrandissement de son entreprise et vient
d'embaucher deux personnes qui l'assistent quotidiennement (À ce moment, Mr Sedan donne
des indications chiffrées à l'aide du vidéoprojecteur). Ce n'est
pas un débutant dans la région Nord-Pas-de-Calais. Je me suis renseigné
discrètement auprès d'autres confrères. Il a toujours honoré ses commandes.
Vous imaginez bien que par notre intermédiaire, ce fournisseur accéderait au
marché national. Vous connaissez la conjoncture actuelle du marché de la
confiserie. Il faut savoir donner sa chance aux personnes entreprenantes.
Mme Charpy (soupirant)
: Cela signifie modifier la maquette du catalogue. Nous avons déjà passé quatre
jours à travailler sur le sujet. Et puis combien cela va-t-il encore nous
coûter ?
Mr Leroy (jusqu'alors
silencieux) : Ce produit peut être mis sur la dernière page de
notre catalogue et on peut y ajouter la mention "en avant-première".
La modification n'est pas si importante que cela. Je peux appeler l'imprimeur
et tout peut être réglé rapidement. Le coût supplémentaire ne sera pas
exorbitant.
Mr Dussailiant (s'adressant
à tous les membres de la commission) : Écoutez, une confiserie
récompensée peut être un atout supplémentaire à notre catalogue. Sans s'engager
à long terme, nous pourrions lui proposer de la référencer pour une durée d'un
an afin de tester ce berlingot auprès de notre clientèle. (Mr Dussaillant note ces
éléments au tableau au fur et à mesure de ses explications).
Mme Charpy (hésitante)
: Oui..., vu sous cet angle, pourquoi pas ?
Mme Duparc : Je ne suis pas contre si cet artisan s'engage à nous livrer
d'ici le 15 octobre et s'il accepte nos conditions de paiement. Ce qui me
convaincrait encore plus, ce serait qu'il fasse un geste commercial.
Mr Sedan : Je m'engage à négocier auprès de lui ce geste commercial dans
la journée.
Mr Dussaillant (se
tournant vers Mr Leroy tout en notant au tableau) : Je vois que
nous sommes d'accord, vous contactez notre imprimeur dès à présent afin de lui
annoncer une éventuelle modification de notre catalogue et je vous propose que
nous nous revoyons en fin d'après-midi pour faire le point et poursuivre notre
ordre du jour comme prévu sur la convocation.
1.1
On vous demande ici de définir le terme de réunion et de l'appliquer ensuite au
contexte.
A savoir la structure de travail pour le groupe :
● Réunions descendantes : du supérieur vers les
subordonnés.
● Réunions formelles : elles répondent à des règles précises.
Elles sont organisées par Mr. Dussaillant et sa secrétaire et destinées
à :
● Transmettre
des informations (messages).
● Donner des directives.
● Concevoir un
certain nombre de documents.
● Prévoir.
● Fixer des
objectifs.
● Faire des choix.
Justification :
● Descendantes
(ou hiérarchiques) : du supérieur au subordonne
But : former, informer, transmettre des ordres à l'aide d'outils adaptés.
● Formelles :
respect de règles, de mise en place, de fonctionnement, de déroulement.
Elles sont organisées : des réunions périodiques sont prévues.
1.2.
Eléments matériels :
● Ordre du jour
(mentionné dans la convocation)
● Convocation :
- But : préparation mentale de chaque participant. Elle comporte le lieu,
l'heure, l'ordre du jour, le nom des participants
- Personnes concernées en fonction du (ou des) thème(s) soulevé(s).
● Cadre de travail :
- L'environnement facilite le travail du groupe : dimension de la
salle (espace)
- Les équipements spéciaux sont adaptés aux besoins et au nombre de
participants et aux objectifs poursuivis par la réunion
- La disposition des tables (faciliter les échanges) en cercle ou en U, ou bien
en réservant un espace pour l'équipement et pour l'animateur
Pourquoi ? Par souci d'efficacité.
● Les équipements :
- tableaux papier (paper board : un ou plusieurs)
- tableau blanc (feutres effaçables)
- rétroprojecteur (transparents)
- matériel vidéo (lecteur DVD, etc.). Le fonctionnement doit être vérifié au
préalable
- un coin détente (café, boissons, etc.). Moments de pause et de convivialité
lorsqu'une réunion dépasse deux heures.
Animation :
● But :
faire participer tous les membres du groupe. Sans animateur une réunion tend à
devenir informelle.
● Le statut de
l'animateur doit être admis et reconnu par tous :
- il a pour rôle d'aider le groupe
- ce n'est pas un leader
- il doit faciliter les échanges
- il doit rester neutre.
● Fonctions :
- faciliter la réflexion
- mener à la production
- réguler les éventuelles tensions
- aider à dépasser les conflits.
Il vous faut adapter tout cela au contexte soulevé dans le sujet :
- mettre en oeuvre l'écoute active
- garant du respect de l'ordre du jour
- etc.
Il stimule les esprits, crée un climat motivant, rend la tâche
intéressante, etc. Il est également un soutien psychologique et de production.
1.3. Prise de décision
au sein du groupe ?
Le fonctionnement d'un groupe dépend de son leader et de sa façon d'exercer son pouvoir conféré par son statut.
Il dépend également des relations interpersonnelles au sein du groupe.
Ici le leader de droit, Mr. Dussaillant est un leader de type démocratique
qui :
● Instaure un climat de confiance
● Favorise : - l'échange
-
la convivialité
-
l'écoute active
=> Collaboration, coopération.
Il est attendu que vous repreniez des éléments
du texte confortant ces points.
Mr. Dussaillant temporise, recadre dans le but d'éviter un conflit dans un
souci de cohésion.
Mr. Dussaillant, qui incite à la décision finale, exerce son influence due
à son statut.
Mr. Leroy sera le médiateur, il proposera une solution qui pourra convenir à
tous.
1.4. Mr. Sedan représente ici
la minorité active :
● Active parce qu'il expose clairement et
ouvertement son point de vue dans le but de
rallier les autres membres du groupe à sa cause.
● Il argumente
avec assurance (conforte ses dires par une représentation imagée).
● Il affirme sa position,
son choix.
● Il cherche à convaincre
(sans violence : débat, discussion)
Les arguments qu'il utilise sont des arguments de cadrage.
Il met l'accent sur le respect par rapport à ce fournisseur.
1.5. Influence ?
Mr. Sedan arrive à influencer certains membres du groupe car il a préparé
son argumentation en utilisant des supports adaptés : des chiffres (vidéo
projecteur).
Reprendre en exemple des éléments du dialogue.
Il parvient à leur faire changer de position. Ils
trouvent un compromis.